نموذج كتابة تقرير عن موظف وكيفية كتابته

ما هو التقرير؟

• التقرير هو وثيقة مكتوبة لأهداف محددة، ومن خلال التقرير يتم تقديم عدد من المعلومات أو الأدلة المحددة.
• المعلومات الواردة في التقرير مقدمة بشكل واضح ومنظم، وهذه المعلومات مقسمة إلى عدة أقسام. الهدف هو قراءة التقرير بسهولة والحصول على النتيجة المرجوة.

نصائح عند كتابة التقرير

هناك عدة نصائح يجب اتباعها قبل البدء في كتابة التقرير، وهذه النصائح هي:

1- الغرض من كتابة التقرير

• إذا تم تكليفك بكتابة تقرير وتسليمه إلى مدير المدرسة أو رئيسك في الجامعة، أو تم تكليفك بكتابة تقرير لأي غرض آخر، فيجب عليك تحديد الهدف من كتابة هذا التقرير لأنك بذلك تحدد الجمهور المستهدف لقراءته.
• بعد تحديد الجمهور، ستتمكن من كتابة جميع المعلومات المطلوبة في هذا التقرير بدقة لأنك تعرف من الذي تقرأه.

2- المنهج العام للتقرير

اكتب التقرير من أعلى إلى أسفل حتى تتمكن من تنظيم أفكارك. عندما تبدأ الكتابة، قم بتنفيذ هذه الخطوات بالترتيب:

• ابدأ بمخطط القسم.
• ثم اكتب الخطوط العريضة للفرع.
• اكتب كل فقرة على هيئة عدة نقاط أو جمل.
• أثناء مرحلة مخطط الفقرة، فكر أيضًا في الرسوم البيانية التي يمكن أن تكون جزءًا من التقرير.

3- النقاط التي تقدم تقريرًا جيدًا

• عندما يحتوي التقرير على شيء جديد يمكنك تعلمه.
• إذا أعطاك التقرير مهارة معينة يمكنك استخدامها في العمل.
• تقرير تحليل للأحداث المتعلقة بمشكلة معينة.
• عند استخدام أي مصادر في التقرير، يجب وضع هذه المصادر داخل التقرير.

4- بناء التقرير

يمكن عرض التقرير بهذه البنية أو التنسيق، ولكن يمكنك أيضًا تغيير هذا الهيكل كما تريد لأن هذه مجرد قواعد عامة:

• العنوان: يجب أن يكون مثيرًا وجذابًا وأن يحتوي على فكرة التقرير أو ما يتحدث عنه.
• الملخص: ويتكون من فقرتين يتم من خلالها تقديم ملخص التقرير.
• مقدمة: يحتوي التقرير في بعض الأحيان على مقدمة، والتي تحتوي على تعريف الموضوع أو المشكلة التي سيتم مناقشتها في التقرير.
• المعلومات الأساسية التي سيتم العثور عليها في التقرير.
• يحتوي القسم المنهجي على الخطوط العريضة، وعدد من المصطلحات، مع النتائج التي تم التوصل إليها، والخاتمة والتوصيات.

5- مراحل كتابة التقرير

• المرحلة الأولى هي فهم التقرير نفسه، أي فهم الغرض من كتابة هذا التقرير.
• ثم تأتي مرحلة جمع البيانات والمعلومات المتعلقة بموضوع التقرير، وتتوقف جودة هذه المعلومات على نوع التقرير الذي تكتبه والغرض منه. يمكنك استخدام قراءة بعض المصادر التي ستساعدك في كتابة التقرير.
• تنظيم وترتيب جميع الأفكار، من خلال ترتيب هذه الأفكار في تسلسل.
• حلل هذه الأفكار.
• ثم ابدأ في كتابة التقرير.

أهمية كتابة التقارير الوظيفية

• تقارير العمل هي مجموعة من الوثائق التي تشرح حالة المنظمة، وتعتبر مرجعا لأي موظف جديد في الشركة.
• تعتبر تقارير العمل من أفضل وسائل الاتصال بين المدير والعاملين، لأنه من خلال هذه التقارير يمكنه متابعتها جميعًا.
• هذه التقارير هي وسيلة يمكن من خلالها كتابة أي مقترحات محددة لموظف معين.
• من خلال هذه التقارير، يتم توضيح جميع الصعوبات وأوجه القصور في العمل، مما ينتج عنه فرصة للنهوض بهذه المؤسسة.
• عندما ترغب في تحديد عدد من الأهداف الإستراتيجية، لا يمكن القيام بهذه الخطوة إلا عند تقديم التقارير التي توضح حالة الموظفين والمديرين.

نموذج كتابة تقرير الموظف

في بعض الأحيان تحتاج المنظمة إلى نموذج لكتابة تقرير عن موظف، وقد يكون هذا التقرير بسبب الموظف، أو يتم كتابة التقرير بشكل دوري لجميع الموظفين، ولأغراض أخرى، وهذا هو النموذج:

• يبدأ التقرير بتحية القارئ، ثم كتابة الهدف من كتابة هذا التقرير بذكر اسم ووظيفة هذا العامل والهيئة التي يعمل بها.
• في حالة تقديم هذا التقرير إلى المدير، يجب ذكر اسم المدير في التقرير مع تاريخ بدء هذا الموظف العمل وتحديد مدة العمل التي قضاها في المؤسسة.
• بعد ذلك يتم إدخال محتوى التقرير، وإذا كان التقرير إيجابياً أو سلبياً، فيجب استخدام مصطلحات مناسبة وغير مسيئة.
• الأدلة مرفقة بالتقرير. إذا كان التقرير سلبيًا بسبب غياب الموظف، فيكون الموظف متكررًا. بيانات الحضور مرفقة بالتقرير.
• ثم نكتب خاتمة مع التحية مرة أخرى للقارئ، وشرح سبب كتابة هذا التقرير.
• نقوم بمراجعة التقرير للتأكد من أنه لا يحتوي على أخطاء إملائية، وللتأكد من أنه واضح وغير غامض.

تحديد تقرير عمل

• تقرير العمل هو تقرير يحتوي على عدد من البيانات والمعلومات التي تم تلخيصها في شكل نقاط.
• هناك مؤسسات تطلب تقارير العمل شفهياً، بينما هناك مؤسسات أخرى تطلب هذا التقرير بشكل مكتوب، وهذه الصورة هي الأفضل والأكثر احترافية.
• عند كتابة تقارير العمل، سيكون من السهل إيصال الهدف منها بمرجع يتضمن كل هذه التقارير التي يمكن الرجوع إليها في أي وقت لاحق.

أهمية كتابة تقرير وظيفي

• تعد تقارير العمل مهمة للغاية لأنها توثق الجهود التي يبذلها الموظفون داخل الشركة.
• إذا لم يتم توثيق جهود الموظفين بهذه التقارير، فسيشعر الموظفون أن وقتهم يضيع.
• تعد تقارير العمل أهم حلقة وصل بين الموظفين وأصحاب العمل من خلالها يتعرفون على جهود الموظفين المبذولة في شكل أرقام وإحصاءات.

نموذج كتابة تقرير الوظيفة

• تتمثل الخطوة الأولى في تحديد الغرض من هذا التقرير، ثم تحديد المدير أو القارئ الذي سيتم إرسال هذا التقرير إليه.
• نحدد المعلومات التي سيتم تضمينها في التقرير، ثم الخطوط العريضة.
• نكتب الأفكار الأساسية ونرتبها بطريقة منطقية، ويجب أن يكون التقرير شاملاً بجميع المعلومات.
• وبعض ما ورد في التقرير يمكن الاستدلال عليه من خلال الأدلة.
• في الختام، يتم كتابة التحية للقارئ، وتتم مراجعة التقرير للتأكد من عدم وجود أخطاء إملائية فيه.

نموذج تقرير يومي لمتابعة سير العمل

تطلب بعض المنظمات من شؤون الموظفين كتابة تقارير كل يوم تفيد في معرفة كيفية سير العمل داخل المنشأة، وكتابة هذا التقرير، يجب اتباع ما يلي:

• يجب أن يحتوي هذا التقرير على اسم ومنصب الموظف.
• يكتب إذا كان هذا الموظف يقوم بعمله أم لا، مع ذكر ما إذا كان يضيف شيئًا جديدًا إلى العمل أو يعمل بطريقة تقليدية.
• نكتب لغرض التقرير، ونذكر الإيجابيات والسلبيات الموجودة في هذا الموظف.
• يجب أن يكون هذا التقرير موجزًا ​​وبسيطًا.

كتابة تقرير موظف سيئ

• يتم كتابة تقرير عن موظف سيئ بنفس نموذج كتابة تقرير عن موظف منتظم، والفرق في المحتوى مع دليل يثبت هذه السلبيات على الموظف.
• ومن النقاط المهمة إخبار الموظف بهذا التقرير السيئ الذي كتب عنه وإبلاغه به لأنه من حقه الدفاع عن نفسه.

أهمية الدقة عند كتابة التقارير

• يجب كتابة التقرير بشكل احترافي، حيث يجب مراعاة تقسيم الفقرات ضمن التقرير، ويجب الحرص على وضع علامات الترقيم في الأماكن الصحيحة.
• من ناحية أخرى، يجب أن يركز محتوى التقرير على الغرض الأساسي الذي كتب من أجله، حتى يصبح التقرير واضحًا وقادرًا على إيصال فكرته الأساسية.
• نظرا لأهمية الدقة عند كتابة التقارير ظهرت مؤخرا وظيفة وهي التخصص في كتابة التقارير فقط.

وفي ختام هذا المقال تحدثت من خلاله عن شكل كتابة تقرير عن موظف مع ذكر كيفية كتابة التقرير وأهم النقاط التي يجب أن يحتويها وأهمية التقارير في المنشآت.